Kostenlose HubSpot Alternativen 2026: 7 CRMs im KMU-Test

HubSpot Alternativen 2026 im Überblick: Du suchst eine ehrliche HubSpot Alternative für dein KMU, weil HubSpot zu teuer oder zu überfrachtet ist? Dieser Artikel zeigt dir 7 Optionen mit echten Preisen, DSGVO-Check und ehrlichem Verdict. Die Top 4: Pipedrive, Zoho, Freshsales, Monday. HubSpot bleibt das beliebteste CRM-Ökosystem weltweit — die kostenlose Version ist großzügig, die UX modern, das Marketing-Modul stark. Aber sobald du wächst, passieren drei Dinge:

1. Die Preise explodieren. HubSpot Sales Professional kostet 437 €/Monat für 5 Nutzer. Der Marketing Hub Professional kommt auf 792 € oben drauf. Dazu Nutzungsgebühren für E-Mail-Kontakte, sobald du über 1.000 gehst.
2. Die Free-Version wird absichtlich begrenzt. Sobald du 2.000 Marketing-Kontakte überschreitest oder mehr Automation brauchst, stößt du an Limits, die willkürlich gezogen sind — um dich zum Upgrade zu zwingen.
3. Das Onboarding wird zum Verkaufsgespräch. HubSpot-Consultants rufen ungefragt an, um „Professional" oder „Enterprise" zu pitchen.

Für viele deutsche KMU wird HubSpot dann plötzlich unwirtschaftlich. Dieser Artikel zeigt dir 7 ehrliche Alternativen, sortiert nach Use-Case. Wir vergleichen Preise, Funktionsumfang, DSGVO-Tauglichkeit und konkrete Team-Größe-Kosten — und sagen dir klar, welche Alternative in welcher Situation passt. Falls du direkt zur passenden Empfehlung willst: unser 60-Sekunden CRM-Quiz stellt fünf Fragen und schlägt dir ein Tool aus den 9 getesteten vor.

Warum Teams von HubSpot weg wollen

Bevor wir zu den Alternativen kommen, kurz der Realitäts-Check: die häufigsten Gründe, die uns in Recherche und Community-Gesprächen begegnen.

Was HubSpot für dein Team kostet vs. die Alternativen

Die Pro-Nutzer-Preise sind eine Sache. Die echten Monatskosten für ein 5-, 12- oder 20-Personen-Team eine andere. Wir haben die vier besten Alternativen gegen HubSpot Sales Starter und Professional gerechnet — das sind die zwei Stufen, an denen die meisten Wechsler hängen.

Drei Dinge, die auf den ersten Blick auffallen:

Zoho Standard ist bei gleicher Team-Größe 3–4× günstiger als HubSpot Professional. Bei einem 12-Personen-Team sind das 9.708 € Ersparnis pro Jahr. Das ist kein Rundungsfehler — das ist eine halbe Stelle.

Pipedrive Advanced liegt zwischen HubSpot Starter und Professional. Dafür bekommst du volle Automation, die bei HubSpot erst in Professional (~97 €/Nutzer/Monat) freigeschaltet wird.

Freshsales Pro ist ähnlich teuer wie HubSpot Starter, bringt aber mehr Automation, KI-Features und einen günstigeren Einstieg über den Growth-Plan (9 €). Wer klein starten will, zahlt hier am wenigsten.

Die Top 4 HubSpot-Alternativen im Detail

Wir haben 7 CRMs als direkte HubSpot-Alternativen bewertet. Die vier stärksten bekommen eine eigene Detail-Karte. Die restlichen drei (Close, Salesforce, Copper) eignen sich für Spezial-Fälle und folgen als Kurz-Profile weiter unten.

1. Pipedrive — die fokussierte Vertriebs-Alternative

Pipedrive ist das CRM, zu dem die meisten HubSpot-Flüchtlinge wechseln. Der Grund: Pipedrive hat keine Marketing-Suite, keinen Service-Hub, keine CMS-Features — nur eine Sales-Pipeline, die genau das macht, was sie soll. Das Advanced-Tier bei 34 €/Nutzer/Monat enthält E-Mail-Automation, Workflow-Builder und Microsoft-365-Sync — genau die Features, für die HubSpot dich in den Professional-Plan (97 €) zwingt.

Für einen 5-Personen-Betrieb sparst du mit Pipedrive Advanced gegenüber HubSpot Sales Professional 3.204 € pro Jahr. Bei 12 Nutzern sind es 7.692 €. Details zu den einzelnen Pipedrive-Stufen findest du in unserem Artikel Pipedrive Kosten 2026.

Wann Pipedrive besser passt als HubSpot:

• Du willst reinen Vertrieb ohne Marketing-Komplexität
• Dein Team ist 2 bis 25 Personen groß
• Du brauchst eine schnell eingelernte Pipeline (Onboarding in 3 Tagen statt 3 Wochen)
• Du willst keinen Account-Manager, der jede Woche anruft

Wann Pipedrive NICHT passt:

• Du brauchst integriertes E-Mail-Marketing (Newsletter, Kampagnen, Landing-Pages)
• Du willst Service-Tickets und Knowledge-Base im selben Tool
• Du arbeitest mit Inbound-Marketing-Funnel und Content-basierter Lead-Gen

2. Zoho CRM — der Funktions-Champion zum kleinsten Preis

Zoho ist die Antwort, wenn du HubSpots Funktionstiefe willst, aber nur 30 % des Budgets hast. Der Standard-Plan (20 €/Nutzer/Monat) enthält Automation, Workflow-Builder, KI-Assistent Zia und Custom-Dashboards — Features, die bei HubSpot erst im Enterprise-Plan (97 €+) freigeschaltet werden. Der Haken: Zohos UX ist nicht so fein poliert wie HubSpots, und das Onboarding dauert länger. Für Teams mit interner IT-Kapazität ist Zoho aber fast immer die wirtschaftlichste Wahl — besonders wichtig: Zoho bietet Rechenzentrum in Frankfurt und ist damit das einzige Tool in dieser Liste mit deutscher Daten-Residenz.

Wann Zoho besser passt:

• Du willst viele Anpassungen (Custom Fields, Workflows, Module)
• Dein Team toleriert eine 2-wöchige Einarbeitung
• Du nutzt bereits andere Zoho-Produkte (Books, Desk, Projects)
• Dein Budget ist kleiner als 25 €/Nutzer/Monat
• Du willst EU-Datenzentrum ohne Aufpreis

Wann Zoho NICHT passt:

• Dein Team will modernes, schnelles UI ohne Einarbeitung
• Du brauchst einen nativen DATEV-Anschluss

3. Freshsales — der günstige moderne Underdog

Freshsales ist einer der am meisten unterschätzten HubSpot-Alternativen. Das Growth-Tier startet bei 9 €/Nutzer/Monat und bringt KI-Lead-Scoring mit — ein Feature, das HubSpot erst im Professional-Plan hat. Die Oberfläche ist modern, schnell und aufgeräumt, ohne das ständige Upselling von HubSpot.

Was Freshsales von Pipedrive unterscheidet: mehr E-Mail-Marketing-Features (Sequenzen, A/B-Tests, Tracking), einen Tick günstiger. Was gegen Freshsales spricht: das Ökosystem ist kleiner. Weniger Integrationen, weniger Templates, weniger Community-Inhalte auf Deutsch.

Wann Freshsales besser passt:

• Du willst KI-Lead-Scoring zum niedrigsten Preis
• Dein Team startet bei 1–3 Nutzern und will günstig wachsen
• Moderne UI ist dir wichtiger als ein riesiges Ökosystem
• Du arbeitest mit überwiegend Inbound-Leads

Wann Freshsales NICHT passt:

• Du brauchst eine große Integrationsbibliothek
• Dein Team ist es gewohnt, Probleme über Community-Foren zu lösen
• Du willst deutschen Telefon-Support im Einstiegsplan

4. Monday Sales CRM — wenn Projektmanagement dazugehört

Monday ist eine ungewöhnliche HubSpot-Alternative, weil es als Projektmanagement-Tool gestartet ist. Das CRM-Modul wurde nachträglich angebaut — und das ist hier ein Vorteil: Wenn du Leads generierst, Deals gewinnst und dann Projekte liefern musst (typisch für Agenturen und Beratungen), wechselst du bei Monday nie das Tool. Alles — von der ersten E-Mail bis zur Rechnung — lebt im selben Workspace.

Wann Monday besser passt:

• Du bist eine Agentur, Beratung oder Dienstleister
• Nach Deal-Abschluss startet ein längeres Kundenprojekt
• Du willst Sales UND Delivery im selben Tool
• Dein Team liebt visuelle, anpassbare Boards

Wann Monday NICHT passt:

• Du hast einen reinen Sales-Prozess ohne Projekt-Delivery
• Du brauchst vertriebsspezifische Features wie Forecasting oder Revenue-Tracking
• Dein Team will eine schlanke Pipeline ohne Board-Flexibilität

Drei weitere Spezial-Alternativen

Für bestimmte Szenarien gibt es drei weitere HubSpot-Alternativen, die sich lohnen:

Close — für Outbound-Power-Teams: Wenn dein Vertrieb hauptsächlich aus Kaltakquise per Telefon und Kalt-E-Mail besteht, gibt es kaum etwas Besseres. Der integrierte Power-Dialer, automatische Anruf-Logs und E-Mail-Sequenzen sind für Outbound-SDRs gebaut. Close startet bei 29 €/Nutzer/Monat — nicht günstig, aber für die Zielgruppe unschlagbar produktiv. DSGVO-konform, aber kein EU-Serverstandort.

Salesforce — für Enterprise-Ansprüche: Wer aus HubSpot rauswächst, landet oft bei Salesforce. Teurer (ab 25 €/Nutzer/Monat, realistisch eher 75 € mit Add-Ons), komplexer und langsamer im Setup — dafür unbegrenzt anpassbar. Für Teams ab 50 Nutzern mit eigener Salesforce-Admin-Rolle ist es die sinnvollste Wahl. Unter 20 Nutzern ist Salesforce selten wirtschaftlich. Serverstandort Frankfurt verfügbar, DATEV-Konnektor über Drittanbieter.

Copper — für Google-Workspace-Teams: Copper lebt komplett in Gmail. Wenn dein Team ausschließlich Google Workspace nutzt, reduziert Copper das ständige Tab-Switching zwischen Gmail und CRM auf null. 22 €/Nutzer/Monat, nicht der günstigste, aber die Integration ist einzigartig. Nicht empfohlen, wenn du auf Microsoft 365 läufst — Copper ist dort quasi nicht nutzbar.

Sind diese Alternativen DSGVO-konform?

Die DSGVO-Frage ist für deutsche KMU oft der entscheidende Punkt vor dem Klick auf „Trial starten". Wir haben alle 7 Alternativen einzeln geprüft.

Alle vier Top-Alternativen erfüllen die wichtigsten DSGVO-Anforderungen: EU-Serverstandort (meist Frankfurt), kostenloser AV-Vertrag, Zahlung auf Rechnung. Keiner der Anbieter hat einen nativen DATEV-Anschluss — wer DATEV-Buchhaltung nutzt, braucht Zapier (ab 21 €/Monat) oder einen iPaaS-Anbieter wie Make.com. Plane 30–60 € pro Monat extra ein, falls du DATEV-Integration brauchst.

Welche Alternative passt zu dir?

Falls dir die Wahl schwerfällt: unser CRM-Finder-Quiz stellt fünf konkrete Fragen zu Team-Größe, Budget, Prioritäten und Branche — und empfiehlt dir ein Tool aus den 9 getesteten CRMs. Kein Login, keine E-Mail, 60 Sekunden.

Der häufigste Fehler beim Wechsel: die Datenmigration

Ein Punkt, der fast alle HubSpot-Wechsler überrascht: Die Datenmigration ist nicht trivial. HubSpot exportiert zwar Kontakte, Deals und Companies per CSV — aber nicht E-Mail-Verläufe, nicht Automation-Historien, nicht formatierte Notizen. Rechne mit 2 bis 5 Tagen Arbeit für eine saubere Migration, wenn du mehr als 1.000 Kontakte bewegen willst.

Unser Migrations-Fahrplan:

Tag 1: Export aus HubSpot. Kontakte, Firmen, Deals, Notizen als CSV. Achtung: HubSpot exportiert standardmäßig nur Basic-Felder. Für Custom Fields musst du im Export-Dialog manuell nachselektieren — das vergessen 80 % der Migratoren.

Tag 2: Daten bereinigen. Duplikate entfernen, Spalten konsolidieren, Pflichtfelder prüfen. Wir empfehlen Google Sheets statt Excel für diesen Schritt — die String-Funktionen sind mächtiger.

Tag 3: Import in die neue Alternative. Pipedrive, Zoho, Freshsales und Monday haben Import-Assistenten speziell für HubSpot-Exports. Die meisten Felder mappen automatisch, Custom Fields musst du einzeln zuordnen.

Tag 4–5: Automation-Regeln neu aufbauen. Das ist der schmerzhafte Teil — HubSpot-Workflows lassen sich nicht 1:1 übertragen. Plane pro Workflow 30–60 Minuten.

Tag 6–10: Team-Onboarding. 90-Minuten-Session mit Video-Tutorials und Live-Übungen auf einem Demo-Datenset.

Unser Rat: Teste die neue Alternative 2 Wochen parallel zu HubSpot, bevor du die alte Plattform abschaltest. Die meisten Tools bieten 14-tägige Free-Trials. Lege die wichtigsten 50 Kontakte manuell an, führe drei typische Sales-Szenarien durch — erst dann weißt du, ob das neue Tool wirklich passt.

FAQ

Unser Fazit

HubSpot ist ein starkes Produkt, wird aber für viele deutsche KMU schnell unwirtschaftlich. Pipedrive Advanced ist unsere klare Top-Empfehlung für reine Vertriebsteams, die aus dem HubSpot-Ökosystem raus wollen — bei 12 Nutzern sparst du gegenüber HubSpot Professional 7.692 € pro Jahr, bei gleichwertiger Automation. Zoho Standard ist der Budget-König für Teams, die Tiefe und Anpassbarkeit wollen und eine zweiwöchige Einarbeitung in Kauf nehmen. Freshsales ist der unterschätzte Underdog mit der besten Preis-Leistung am Markt. Monday Sales CRM ist die richtige Wahl für Agenturen und Beratungen, die Sales und Delivery in einem Tool brauchen.

Alle vier erfüllen die DSGVO-Grundanforderungen, alle vier akzeptieren Rechnung, alle vier haben EU-Serverstandort. Das sind die Häkchen, die HubSpot-Wechsler in den ersten 10 Minuten setzen müssen — und genau die, die bei US-Tools wie Salesforce oder Close länger dauern.

Wer keine klare Präferenz hat, startet am besten mit unserem 60-Sekunden CRM-Finder-Quiz und bekommt in fünf Fragen eine konkrete Empfehlung. Wer Pipedrive genauer prüfen will: siehe Pipedrive Kosten 2026 für die vollständige Preis- und Feature-Analyse. Wer auch Pipedrive zu eng findet: siehe Pipedrive-Alternativen.